Dans une entreprise, chaque membre possède son rôle. Constituée en pôle et en équipe, une entreprise peut fonctionner malgré l'absence de certains collaborateurs. Il est question d'organisation et de planification afin de conserver assez d'équipes pour conserver opérationnel des pôles et des secteurs au quotidien. Tous les membres d'un même secteur ne peuvent pas, par exemple, partir en congé. Dans ce sens, il est essentiel de se pencher sur l'organisation des congés et des absences.
Anticiper la demande des congés et s'organiser en conséquence
Au sein d'une entreprise, les causes d'absences sont nombreuses. Il existe des absences prévues et imprévues. Les congés font partie des absences prévues. Avec une bonne organisation, ces congés n'ont aucun impact sur le bon fonctionnement de votre groupe en établissant une une solution de gestion des congés solide. Cette gestion des collaborateurs absents commence par une bonne anticipation des absences prévues comme les congés en organisant leur répartition.
Tout s'articule autour d'une communication solide avec l'ensemble des salariés pour les informer de la période de prise des congés. Pour être sûr d'anticiper correctement cette prise de congé et de pouvoir organiser l'ensemble de l'entreprise en conséquence, il est judicieux de fixer une limite sur la planification des congés. En fixant cette date butoir pour la prise et les départs en congé, vous évitez de courir après vos collaborateurs et que ces derniers prennent tous la même décision trop tard.
Au-delà de planifier un calendrier de dépôt des congés du côté de vos collaborateurs, vous pouvez aussi anticiper un calendrier selon leurs habitudes pour les collaborateurs fidèles à votre entreprise ou pour des fêtes. Avec les années, il est possible de s'appuyer solidement sur des prises récurrentes de congé de certains de vos employés pour conserver des informations fixes dans votre planification annuelle.
Mettre en forme avec un planning des congés
Avec une bonne communication et une bonne organisation, vous pouvez mettre en forme toute la prise d'information autour des congés pour construire tout un planning des congés avec une certaine marge et jamais à la dernière minute. En intégrant dans ce planning vos activités au quotidien ou certaines échéances importantes nécessitant des membres ou un secteur en particulier, il est possible de simplifier la prise de décisions, l'organisation des congés et l'efficacité de votre entreprise.
Il est, ainsi, beaucoup plus aisé de définir les journées où il est impossible de poser des congés pour des membres ou des secteurs. Dans l'autre sens, vous pouvez identifier les journées avec peu d'effectif pour ne pas prévoir telle activité ce jour. Par exemple, il n'est pas judicieux de prévoir une journée team building un jour avec de nombreux collaborateurs en congé. Il est aussi impossible de faire partir en congé plusieurs membres de tout un pôle d'activité ou de l'accueil client.
Ce planning est donc le pilier dans votre politique de gestion des congés afin d'harmoniser la prise de congé et l'activité de votre entreprise pour que son fonctionnement ne soit jamais ni impacté, ni pris au dépourvu.
Effectuer des arbitrages justes dans la gestion des congés
Concrètement, le planning des absences et des congés permet de situer les journées où les congés ne peuvent pas être placés et de déterminer les activités spécifiques qui peuvent ou non être effectuées certains jours. Dans les faits, cette organisation sur le papier nécessite une communication et des arbitrages dans la réalité. Vos collaborateurs ne sont pas de simples noms à caser sur un planning.
Il est indispensable de communiquer et de cadrer de manière juste la prise de congé. Chaque collaborateur doit avoir le réflexe de respecter les deadlines et de communiquer le plus vite possible. En cas de volonté similaire, il est essentiel de prendre des décisions justes pour éviter les conflits. Ces arbitrages doivent être objectifs avec des règles claires. Il est possible d'arbitrer sous forme de roulement de prises de congé entre collaborateurs par exemple. Objectivité et transparence doivent, dans tous les cas, être les maîtres-mots pour communiquer avec vos collaborateurs dans un souci de pédagogie et de compréhension. N'envoyez pas un simple mail pour expliquer la décision quant au refus d'une date par exemple. Les décisions doivent être guidées, tout autant, par l'intérêt de votre entreprise que par le respect de vos collaborateurs.
Il est aussi important de veiller à la pose de l'ensemble des congés payés et de leur prise effective pour l'ensemble des membres de l'entreprise.
S'aider d'un logiciel de gestion des congés
Pour une organisation et une mise sur le papier plus simple et intuitive de votre gestion des absences, vous pouvez vous aider d'un logiciel de gestion des congés comme avec octime.com.
Une gestion des congés payés avec un logiciel permet d'informatiser votre planning au sein de la gestion RH pour la mettre à disposition de certains pôles clés comme les managers pour une efficacité accrue. Chaque manager peut, ainsi, connaître le personnel absent en un simple clic pour plus d'efficacité.